Como montar um fluxo de caixa eficiente

Para um condomínio se manter em dia com suas contas e com um fundo de reserva garantido, ele precisa ter um fluxo de caixa bem estruturado.  De acordo com a CNN Brasil, apenas 38% das empresas brasileiras tem a capacidade para enfrentar uma grande crise. E a sua administradora, teria um fluxo de caixa para uma grande emergência? Ela está preparada para auxiliar os condomínios quando precisarem deste serviço?  Se a resposta for não, você pode estar colocando sua administradora e os síndicos que vocês atendem em risco!  Mas não se preocupe, preparamos este texto com dicas importantes de como montar um fluxo de caixa eficiente e se resguardar para eventuais surpresas.  Entenda como o fluxo de caixa pode ajudar o seu cliente  O fluxo de caixa tem como objetivo controlar todos os gastos de uma empresa ou condomínio. Ele que irá mostrar a saída e entrada do dinheiro, segundo apontamentos, feitos pela sua administradora ou síndico.  O fluxo de caixa auxilia na previsão de gastos  Um fluxo de caixa bem feito fornecerá uma visão geral dos gastos, sejam eles diários, mensais ou até anuais, e permitirá uma análise de padrões, gerando uma previsibilidade do que pode ou não ser gasto.  Por exemplo, em um ano, um condomínio gastou R$ 20.000,00 para manter toda a estrutura física, manutenções necessárias e pagamentos aos colaboradores.  É esperado que no ano seguinte será preciso pelo menos o mesmo valor para que tudo ocorra da forma correta.  Evita problemas na prestação de contas  O sindico é obrigado a prestar contas de todos os gastos do condomínio e da quantia presente no fundo de reserva.  E como administradora, você poderá auxiliar o síndico neste processo.  Com um fluxo de caixa, todos os itens ficarão bem detalhados, evitando problemas com os moradores e permitindo que o síndico explique, da melhor forma possível, como e porque foram feitos determinados gastos.  Direciona as tomadas de decisão  O fluxo de caixa permitirá saber quanto se está gastando, e quanto poderá ser gasto, dessa forma, ele ajuda a tomar as decisões corretas e direcionadas somando às necessidades da empresa e o valor disponível.  Entenda como elaborar um fluxo de caixa eficiente  Existem diferentes tipos de fluxo de caixa e cada um serve um propósito diferente, todavia, nosso foco será mostrar como montar um fluxo de caixa eficiente voltado para condomínios.  Por este motivo, usaremos um modelo simples no excel chamado de Fluxo de caixa das operações (FCO).  Ele tem como objetivo mostrar os:  • Pagamentos realizados (compra de materiais, manutenções, etc.);  • Folha de pagamento (caso o condomínio tenha funcionários);  • Receitas;  • Seguros obrigatórios;  • Tributos.  Fluxo de caixa FCO  Um fluxo de caixa FCO simples deve conter alguns itens básicos, e pode-se acrescentar mais informações a depender da necessidade do condomínio.  Tabela 1  Entrada  (+) Taxa condominial  (+) Multas  (+) Valores extras como utilização de um espaço especial  (+) Quaisquer outros valores de entrada  Tabela 2  Saída  (-) Pagamento de fornecedores  (-) Pagamento referente a administradora  (-) Manutenções e obras extraordinárias  (-) Impostos e seguros obrigatórios  (-) Funcionários  (-) Quaisquer outros gastos, extraordinários ou não  Tabela 3  Valor liquido  (=) Caixa líquido após a soma e subtração dos valores adicionados acima.  Dicas especiais para te ajudar nesse processo  Agora que já falamos sobre a importância do fluxo de caixa e como montar um, que tal partirmos para algumas dicas práticas que certamente irão te ajudar?  Utilize um programa para auxiliar no fluxo de caixa  Apesar de muito eficiente, planilhas do excel podem se tornar complexas e confusas quando se administra e faz o fluxo de caixa de condomínios com muitos blocos e vertentes de gastos.  Por isso, uma boa ideia pode ser apostar em um programa para ajudar sua administradora no processo.  Alguns dos mais usados no mercado para se fazer um bom fluxo de caixa são:  • Controle de vendas;  • Myne;  • Guiabolso;  • Somei.  Além de aumentar a eficiência no processo de se montar um fluxo de caixa, estes programas aumentam a autoridade de sua empresa, tornando-se um diferencial mercadológico.  Registre até a menor das despesas  Um erro que muitas pessoas cometem ao fazer um fluxo de caixa, é negligenciar pequenos gastos, pensando que eles não farão diferença no final das contas.  Entretanto, até os centavos devem ser levados em conta, pois, além de produzirem uma inconsistência no valor líquido, pode ocorrer problemas na hora da dedução e impostos.  Faça o planejamento do fluxo de caixa em diferentes períodos  Ao se fazer um fluxo de caixa, o mais recomendado é realizá-lo no curto, médio e longo prazo.  Desta maneira, você terá uma maior previsibilidade dos gastos e poderá extrair dados mais assertivos de como pode-se economizar e o que pode ser otimizado em relação a fornecedores e compras.  Por fim, é importante lembramos que um fluxo de caixa ajuda administradoras e síndicos a manter a saúde financeira de um condomínio e da própria administradora em dia.  Além disso, ela ajuda a gerar previsibilidade, evitar gastos desnecessários, e é uma forte aliada na prestação de contas que o síndico deve apresentar aos moradores.  E apesar de parecer algo complexo, é possível criar um fluxo de caixa com uma simples planilha do excel ou contar com programas pra automatizar e facilitar o processo. 

Erros comuns ao fazer a previsão orçamentária do condomínio e como resolver

Elaborar a previsão orçamentária do condomínio pode ser um desafio, certo? Saiba que você não está sozinho nessa empreitada. Muitas vezes, este processo é permeado por dúvidas. No entanto, é de extrema importância e é considerado uma das etapas mais cruciais da gestão condominial. Além disso, sem uma previsão orçamentária bem-sucedida, dificilmente a saúde financeira do condomínio estará em dia. Portanto, neste artigo, você vai conhecer os erros mais comuns na elaboração da previsão orçamentária do condomínio e como resolvê-los. Continue a leitura!  Mas o que é a previsão orçamentária do condomínio?  Como o próprio nome indica, a previsão orçamentária é um processo de análise e decisão de como será despendido o dinheiro do condomínio no ano seguinte.   Essa estimativa é feita com base nos gastos dos anos anteriores. Ou seja, é preciso fazer uma análise detalhada e deve ser apresentada em assembleia pelo síndico.   É fundamental que a previsão orçamentária considere as necessidades e compromissos do condomínio e dos moradores. O objetivo deve ser a valorização dos imóveis e a melhoria da convivência em comunidade.  Como fazer a previsão orçamentária de forma eficaz?  Uma previsão orçamentária eficiente requer atenção aos detalhes e tempo. Ou seja: o síndico e o conselho fiscal precisam montar uma planilha com todas as despesas que o condomínio teve ao longo dos meses.   Esse documento deve conter cada item a seguir:  Gastos sazonais também devem ser considerados na hora de montar o planejamento. Determinadas épocas do ano resultam em um aumento de despesas, como por exemplo, o final do ano.   Além disso, você precisa realizar análise criteriosa sobre as melhorias e manutenções que o condomínio precisa fazer no próximo ano.   Calcule a média das despesas  Após listar todas as despesas do condomínio, é hora de calcular a média de gastos. Na folha de pagamento, por exemplo, você deve incluir salários, horas extras e encargos. Além disso, na categoria de manutenção, devem ser colocados os gastos com inspeções de elevadores, dedetização, limpeza e etc.  Confira os principais erros ao realizar a previsão orçamentária  O orçamento do condomínio está sujeito à diversas variações, certo?! Por esse motivo, é importante reservar caixa para imprevistos e gastos extras, para que não seja preciso aumentar a taxa condominial ou prejudicar a saúde financeiro do condomínio.  Portanto, o primeiro erro ao realizar a previsão orçamentária é: não contar com os imprevistos. Confira a seguir outros equívocos.  Falta de organização de contas a pagar e a receber  Organizar contas a pagar e a receber é fundamental, afinal, esquecer esse item pode causar rombos inestimáveis no orçamento condominial. Além disso, para garantir que isso não aconteça, você precisa ter um planejamento mensal e anual de tudo que entrará para o caixa do condomínio. Além de tudo que precisará ser pago, para poder enxergar a longo prazo e evitar futuras surpresas financeiras. É necessário conhecer e separar todas as contas do condomínio. Só então, é possível fazer uma previsão mais assertiva sobre quanto é necessário ter em caixa para quitar os gastos do condomínio.  Não prestar atenção ao índice de inadimplência  Outro erro muito comum é ignorar a taxa de inadimplência na sua previsão orçamentária.   Além disso, muitos condomínios sofrem com níveis altos de inadimplência, mas quando o problema é detectado logo no início, é possível contornar para que a dívida não se estenda por muito tempo.    Gostou do conteúdo? Conte com o PartnerBank para te ajudar a manter a automatização das contas do condomínio!  Leia também: Como deve ser feita a manutenção preventiva para chuvas do condomínio?   

Custos condominiais de final de ano: confira como ajudar o condomínio a organizar gastos 

O final de ano chegou e com ele alguns gastos fora do planejado? Essa é a realidade do condomínio que você administra? É comum, na maioria dos condomínios, pensar em melhorias nessa época do ano.   Entretanto, sem um bom planejamento financeiro e organização, o que seria um benefício pode se tornar uma dor de cabeça.  O seu cliente não quer começar o ano no vermelho, certo?! Por esse motivo, no artigo de hoje, vamos ajudar você a organizar os custos condominiais de final de ano e organizar os gastos com sabedoria. Confira!  Entendendo os custos condominiais  Todo condomínio possui despesas e taxas com o objetivo de manter o bom funcionamento e eventuais melhorias. Logo, é imprescindível entender todos esses custos condominiais quando falamos em uma boa gestão.  Além disso, esses gastos podem ser definidos em diferentes tipos, cada um com suas exigências legais. Saiba mais a seguir.  Despesas ordinárias    As despesas ordinárias são aquelas cujo objetivo é suprir as necessidades básicas do condomínio. Ou seja, é o principal elemento da taxa de condomínio, influenciando diretamente no valor a ser pago por cada condômino.   Um grande exemplo de despesa ordinária é a folha de pagamento. Além disso, ela costuma ser o item que mais pesa na taxa condominial.  Chegando a responder por até 50% do total de despesas condominiais.  Confira alguns eemplos desse tipo de despesa:  Despesas extraordinárias  Como o próprio nome indica, as despesas extraordinárias, são aquelas que não estão relacionadas ao dia a dia do condomínio. Ou seja, como estão fora do escopo previsto, devem ser aprovadas em assembleia.  Obras de melhoria e decoração são grandes exemplos desse tipo de despesa. Além disso, O Código Civil separou as obras de condomínio em diferentes categorias, sendo que cada uma exige um quórum diferente para aprovação.  As obras em condomínio se dividem em três tipos, de acordo com o Código Civil: obras necessárias, obras úteis e obras voluptuárias. Cada uma delas requer um quórum diferente para aprovação no condomínio, e todas exigem determinados cuidados por parte do síndico.  Como organizar os custos condominiais de final de ano?  Se o condomínio que você administra possui um bom fundo de reserva e planejamento financeiro, essa época do ano pode ser uma grande oportunidade para implementar algum tipo de melhoria. Entretanto, caso as contas estejam no vermelho é hora de pisar no freio, ok?!   Gastar dinheiro sem ter em caixa, nunca será uma opção, lembre-se disso. Todavia, se o condomínio possui boa saúde financeira e seguiu o planejamento orçamentário, você pode comemorar.   Segundo especialistas, em épocas de fim de ano, a água pode sofrer aumento de até 32%, enquanto a energia pode chegar a 50%. Sendo assim, confira a seguir algumas dicas para te ajudar na organização desses gastos.  Faça um levantamento das despesas adicionais  Montar uma planilha com todos os gastos adicionais e verificar a viabilidade de todos os itens é essencial.   Afinal, é maravilhoso ter uma iluminação especial durante as festas, entretanto, o condomínio está preparado para arcar com o aumento da conta de luz?   Faça uma lista dos novos gastos, como por exemplo:  Promova reuniões com os condôminos  Promover reuniões com os moradores para a conscientização sobre o aumento das contas é uma boa estratégia de gestão. Além disso, dê dicas de segurança para aqueles que pretendem viajar e deixar o imóvel por muitos dias.  Outra dica importante é investir em reuniões para resolução de conflito entre os condôminos.   Sobre nós  Somos parte da Holding Group Software. Uma empresa com mais de 25 de anos experiência no mercado condominial. Além disso, Solução na nuvem e 100% integrada ao Condomínio21 e ao Group Condomínios, centralizando e facilitando a gestão da administradora.  Somos uma Instituição de pagamentos totalmente segura e auditada, embasada na CIRCULAR Nº 3682/2013 ART 2º. E Atendimento às maiores administradoras do país e mais de 2 bilhões em transações nos últimos 5 anos.  Venha você também para esse time de sucesso. Converse com um de nossos consultores!  Leia também: Qual a importância do planejamento financeiro no meu condomínio