Tudo que você precisa saber para melhorar a gestão condominial

A gestão condominial é um desafio para muitos síndicos e administradoras, que precisam lidar com uma série de responsabilidades e tarefas diárias para garantir o bom funcionamento do condomínio e o bem-estar dos moradores. Desde a manutenção das áreas comuns até o controle das finanças, são diversas demandas que exigem uma gestão condominial eficiente, estratégica e que, se não forem feitas corretamente, podem acarretar em diversas dores de cabeça. Sabemos que a vida de uma administradora não é nada fácil e realizar a gestão condominial é muito complexo, por isso preparamos este guia com dicas práticas e efetivas sobre tudo que você precisa saber para melhorar a gestão condominial. Aqui, você vai encontrar orientações para otimizar processos, aumentar a produtividade, reduzir custos e melhorar o relacionamento com os moradores. Não perca! Conheça os princípios para melhorar a sua gestão condominial Compreender e aplicar os princípios básicos da gestão condominial irá auxiliar você e sua administradora a garantir o sucesso dos condomínios que administram. Além disso, será possível otimizar processos, aumentar a produtividade, reduzir custos e melhorar o relacionamento com os moradores. Agora, vamos aprofundar um pouco mais em cada um dos princípios. Princípio da organização Para uma gestão condominial eficiente, é importante manter a organização em todos os aspectos do condomínio. Desde o arranjo de documentos e registros, até a manutenção e limpeza das áreas comuns. A organização é fundamental para otimizar o tempo e os recursos. É importante definir processos claros e objetivos para que todos os envolvidos saibam suas responsabilidades e tenham um melhor aproveitamento do tempo. Por exemplo, caso o condomínio tenha uma área gourmet para alugar, é válido que tenha, pelo menos, uma planilha para que se possa marcar horários e evitar conflitos entre moradores. Princípio da proatividade A proatividade é um dos princípios mais notáveis para uma gestão condominial de sucesso. É preciso estar sempre um passo à frente, identificando possíveis problemas antes que eles se tornem grandes e atuando de forma preventiva. Para estar sempre preparado, é de extrema ordem que a administradora realize inspeções periódicas nas áreas comuns, visando identificar possíveis problemas. Princípio da empatia Uma administradora existe para atender as demandas do síndico e moradores, manter a ordem e auxiliar em questões de gestão condominial, e para isso é necessário empatia. Ela permite que a administradora entenda as necessidades e expectativas dos moradores e alinhe com o síndico os melhores planos de ação e qual item deve ser priorizado. Além disso, é muito significativo ouvir e valorizar as opiniões dos condôminos, agir com transparência e buscar soluções que atendam aos interesses de todos. Princípio da segurança A segurança é um dos principais motivos que diversas pessoas escolhem morar em um condomínio e a gestão condominial deve levar a seguridade como um dos pilares de sua administração. Consideramos imprescindível um condomínio ter em sua rede de segurança: Apesar disso, é válido que a administradora e síndico estejam preparados para eventuais emergências como invasões e incêndios. Como utilizar a tecnologia a favor da gestão condominial A tecnologia é uma das principais aliadas para melhorar a gestão condominial. Ao utilizar ferramentas tecnológicas específicas, é possível otimizar processos, reduzir custos, melhorar a comunicação com os moradores e aumentar a eficiência operacional. Além disso, você pode mesclar a tecnologia em sua gestão comercial utilizando: Softwares de automação Uma das principais vantagens de utilizar a tecnologia é a possibilidade de automatizar tarefas repetitivas e burocráticas, como aemissão de boletos, a geração de relatórios e a cobrança de inadimplentes. Oferecendo canais de atendimento online Disponibilizar canais de atendimento online, como um portal para os moradores, um aplicativo para o condomínio ou um chatbot, pode ajudar a agilizar o processo de atendimento e solução de problemas. Utilizando ferramentas de comunicação A comunicação eficiente é fundamental para uma boa gestão condominial. Além disso, procure utilizar ferramentas de comunicação como e-mail, WhatsApp ou redes sociais para manter os moradores informados sobre as atividades do condomínio, assembleias, reuniões e outras informações relevantes. Saiba mais sobre os desafios de uma boa gestão condominial A gestão condominial é uma tarefa complexa que exige muito planejamento, organização e conhecimento técnico. Além disso, é preciso lidar com diversas demandas, desde a manutenção das áreas comuns até a gestão financeira e a resolução de conflitos entre os moradores. Um dos principais desafios é garantir a segurança dos moradores e do patrimônio do condomínio. Isso envolve desde a contratação de uma equipe de segurança qualificada até a instalação de equipamentos como câmeras de vigilância e alarmes. Todavia, é importante manter uma boa comunicação com os moradores e garantir a transparência na gestão condominial Além disso, é preciso estar disponível para esclarecer dúvidas, ouvir sugestões, críticas, e manter todos informados sobre as decisões e ações realizadas. Por fim, um desafio comum é lidar com a inadimplência dos condôminos, que pode afetar a saúde financeira do condomínio e dificultar a realização de melhorias e manutenções necessárias. A gestão condominial envolve diversas responsabilidades e tarefas que exigem uma administração eficiente e estratégica. Para garantir o sucesso da gestão, é necessário compreender e aplicar os princípios básicos, tais como a organização, a proatividade, a empatia e a segurança. Além disso, não podemos deixar de lado a tecnologia, que pode ser uma valorosa aliada para otimizar processos, reduzir custos e melhorar a comunicação com os moradores. Caso tenha ficado alguma dúvida, converse com a gente! Ficaremos felizes em te auxiliar.

Por que investir em automação de contas a pagar e receber?

A administração de um condomínio envolve diversos processos financeiros, dentre os quais a gestão de contas a pagar e receber é uma das mais críticas. Sendo assim, a automação de contas a pagar ajuda, e muito, as administradoras e síndicos neste processo tão trabalhoso. Quando realizada manualmente, essa tarefa pode ser um verdadeiro desafio para as administradoras, pois além de demandar muito tempo, é suscetível a erros, que podem gerar muitas dores de cabeça. Porém, com a tecnologia da automação de contas a pagar do PartnerBank, essa tarefa pode ser simplificada, agilizada e muito mais eficiente. Neste texto, discutiremos a importância da automação de contas a pagar e como a tecnologia pode ser aplicada para simplificar processos financeiros e facilitar a vida de muitos gestores. Vamos nessa? Faça a Geração e envio das remessas de boletos de forma automática para o banco Para fazer a geração e envio de boletos de forma automática para o banco, a administradora de condomínios pode contar com soluções tecnológicas, como softwares de gestão financeira para realizar a automação de contas a pagar. Essas ferramentas, como a da Partner Bank, permitem criar e enviar remessas de boletos automaticamente, reduzindo a necessidade de intervenção humana e aumentando a eficiência do processo. Dessa forma, com o nosso software de automação de contas a pagar você dá adeus às conciliações bancárias e ainda desfruta das tarifas mais competitivas do mercado! Confira alguns dos diferenciais do PartnerBank: A utilização da automação de contas a pagar traz diversos benefícios para a administradora de condomínios, podemos citar como os principais: Aumento da segurança A automação de contas a pagar permite que a administradora garanta a segurança dos dados financeiros do condomínio e dos moradores. Dessa forma, é possível minimizar riscos de fraudes ou perda de informações importantes. Além disso, a automação pode oferecer recursos avançados de segurança, como autenticação em duas etapas, criptografia de dados e backup em nuvem. E garantir a integridade e disponibilidade dos dados em caso de falhas. Facilidade de gerenciamento O gerenciamento de itens como taxas condominiais, consumo de água e gás, entre outras fica muito mais prático. Afinal, elas podem ser encontradas em um único local. Dessa forma, você e sua administradora podem acessar facilmente informações como cobranças em aberto, pagamentos recebidos, vencimentos próximos, entre outros dados relevantes e importantes. Maior flexibilidade Graças a um software de automação, pode-se adaptar as remessas de boletos de acordo com as necessidades do condomínio e dos moradores. Oferecendo diferentes formas de pagamento e datas de vencimento. Um outro item importante e que não pode deixar de ser citado se diz respeito a personalização das cobranças de acordo com a preferência dos moradores. Economia de recursos e mão de obra A redução de tempo e esforço é um dos benefícios mais evidentes da automação de contas a pagar. Sendo assim, a administradora reduzirá significativamente o tempo e esforço necessários para gerar e enviar remessas de boletos, liberando recursos para outras atividades importantes. Como por exemplo focar nas necessidades dos moradores, planejar e implementar melhorias em suas instalações e garantir a conformidade com as regulamentações. Controle de inadimplência é com o PartnerBank O controle de inadimplência é um dos principais desafios enfrentados pelas administradoras de condomínios. A inadimplência pode afetar seriamente o fluxo de caixa, limitar a capacidade de investimento em melhorias e a qualidade dos serviços prestados aos moradores. E as administradoras precisam buscar soluções eficazes para garantir que os moradores paguem suas dívidas em dia. Uma alternativa cada vez mais popular para o controle de inadimplência é o parcelamento no cartão de crédito. Esse método oferecido aqui no PartnerBank permite que os condóminos paguem suas dívidas em parcelas. Facilitando, assim, o processo de embolso e reduzindo o risco de inadimplência. Sua administradora pode oferecer o parcelamento diretamente aos moradores, utilizando plataformas de pagamento online e automação de contas a pagar. Clique no link abaixo e venha reduzir a inadimplência nos condomínios que você gerencia com a gente! Quero reduzir a inadimplência e dores de cabeça nos condomínios A automação de contas a pagar e receber é fundamental para a gestão financeira de um condomínio, e traz inúmeras vantagens para as administradoras e síndicos. A tecnologia da automação de contas a pagar permite simplificar e agilizar o processo garantindo a segurança dos dados financeiros do condomínio e dos moradores. Além disso, a automação oferece facilidade de gerenciamento, maior flexibilidade, economia de recursos, mão de obra e do controle da inadimplência.

A Gestão de Contas a Pagar é um problema na sua administradora?

Gerir um condomínio e ainda cuidar das contas a pagar é uma tarefa que tem ficado cada vez mais delicada para as administradoras que precisam auxiliar o síndico no processo de gestão condominial. Especialmente após o período pandêmico, onde a economia ficou abalada e o número de inadimplência passou dos 30%, segundo o Portal A Tarde. A boa notícia é que ainda existem formas de melhorar o processo das contas a pagar e evitar uma grande dor de cabeça para sua empresa. Está se perguntando como? Pensando nisso, criamos este texto especial sobre o assunto! Como funciona o processo de contas a pagar? Cada condomínio apresenta uma diferente forma de cobrar as taxas e tem seu processo de contas a pagar, certo? Cabe a você e sua administradora determinar com o síndico a melhor maneira de realizar as cobranças e gerir as contas a pagar, buscando sempre evitar atrasos e inadimplências. Além disso, tudo deve ser feito de maneira que possa ser apresentada em uma assembleia de forma transparente, coerente e compreensível. Geralmente, o processo de contas a pagar funciona no seguinte esquema: O processo de contas a pagar deve ser analisado com cautela e toda prudência possível. Recomendamos levar os seguintes itens em consideração: Analisar as contas a receber Antes de um condomínio pagar suas contas, é muito importante saber quais são as receitas previstas e ter um bom controle do seu fundo de reserva, para caso precise arcar com gastos emergenciais e contas imprevistas ou esquecidas. Pensando nisto, é super válido ter em mãos os gastos e receitas anteriores. Além disso, outro método que poderá lhe ajudar é registrar todos os gastos em planilha, deste modo você conseguirá os valores referentes ao mês/ano passados e terá uma base de gastos em mente para as contas futuras. Separar as contas a pagar por ordem de importância Em algumas situações, não será possível pagar todas as contas de uma vez. Pensando nisto, deve-se pagar as contas essenciais primeiro, como água e luz, e caso necessário dividir algum gasto em alguns meses, como por exemplo a manutenção de um elevador. Separar uma parte do dinheiro para os impostos e seguros Um outro item que acaba pegando muitos síndicos e administradoras de surpresa são os impostos e seguros obrigatórios, como o contra incêndio. Além de serem obrigatórios, ficar em dívida com eles pode sujar o seu CNPJ, criando ainda mais complicações para o futuro. Documentar todas as contas a pagar e gastos Buscar a transparência com os moradores, especialmente os que estão com algum tipo de inadimplência é muito importante. Entretanto, além de mostrar que o condomínio é aberto e honesto com as contas a pagar, a administradora e síndico garantem seus direitos de cobrar pagamentos atrasados e se protegem judicialmente. Entenda como o PartnerBank pode te auxiliar nesse processo Entendemos que cuidar das contas a pagar de um condomínio, especialmente aqueles que apresentam muitas inadimplências e moradores complicados é muito frustrante. Por isso, a PartnerBank possui um serviço de automação da parte financeira de administradoras. Dessa forma, toda a parte de cobrança e pagamentos é feita automaticamente, evitando que você e seus colaboradores passem por todo esse estresse desnecessário. Também fazemos a negociação de inadimplência no lugar de sua administradora, tirando o peso da sua empresa. Além disso, possuímos um serviço chamado condomínio garantido, onde a administradora receberá o dinheiro que lhe cabe e nós compramos a dívida. Sobre nós Somos uma instituição de pagamentos, parte da Holding Group Software. Uma empresa com mais de 25 de anos experiência no mercado condominial. Nosso objetivo é facilitar a gestão de sua administradora. Realizando automação de processos, contas a pagar e seguros. Sua empresa também pode fazer parte do nosso seleto grupo de clientes, que além de terem aumentado a eficiência no atendimento condominial também ganharam benefícios ao indicarem nosso seguro residencial. Cliquei no link abaixo e vamos conversar. Quero ser parceiro do Partner Bank O sistema de contas a pagar pode ser bem complexo, a depender do tamanho do condomínio e do número de inadimplentes. Além disso, é essencial separar este processo em algumas partes, atentando-se sempre ao balanço inicial, as contas mais importantes e quanto se tem no fundo de reserva. Além disso, confrontos e dores de cabeça, a melhor opção é contar como uma instituição de pagamentos, como o Partner Bank, assim você poderá focar foque no mais importante: garantir a segurança e bom funcionamento dos condomínios.