Régua de cobrança: como ela pode contribuir para a inadimplência zero

A gestão financeira é um dos aspectos mais importantes e desafiadores na administração de condomínios. A inadimplência, ou seja, o atraso ou não do pagamento das taxas condominiais, pode comprometer o equilíbrio das contas e afetar a saúde financeira e a qualidade dos serviços prestados aos moradores. Por isso, é essencial ter uma estratégia para evitar e reduzir os atrasos, e quem sabe, até atingir a sonhada marca de inadimplência zero. Garantindo, assim, o bem-estar financeiro do condomínio. Uma das ferramentas que pode auxiliar nesse processo é a régua de cobrança. Então, venha entender o que é uma e como ela pode ser integrada ao ERP (sistema de gestão empresarial) para facilitar sua administração. Confira: O que é uma régua de cobrança? A régua de cobrança é uma maneira de organizar e padronizar as etapas de demandas financeiras dos condôminos inadimplentes, desde o primeiro contato até a eventual negociação ou ação judicial. O objetivo é evitar que os atrasos se acumulem e se tornem dívidas impagáveis, além de estimular uma cultura de pontualidade e responsabilidade entre os moradores. Esse processo pode incluir diversas ações, como: Integração do ERP com a régua de cobrança Uma forma de otimizar a gestão de condomínio e facilitar a aplicação da régua de cobrança é utilizar um ERP, ou seja, um sistema integrado que permite controlar todas as operações administrativas, financeiras e contábeis do condomínio em uma única plataforma. Com um ERP, é possível automatizar diversas tarefas relacionadas à cobrança dos condôminos, como: Ao integrar o ERP com a régua de cobrança, o administrador do condomínio ganha mais agilidade, precisão e segurança no processo de cobrança, reduzindo o trabalho manual, o risco de erros, e aumentando a chance de alcançar a inadimplência zero. Personalização da régua de cobrança para condomínios Uma das vantagens de utilizar um ERP na administração de um condomínio é que ele permite personalizar a cobrança de acordo com as suas características e necessidades. Isso significa que você pode segmentar os condôminos inadimplentes em diferentes perfis e definir as melhores estratégias para cada um. Por exemplo: Para os condôminos que costumam pagar em dia, mas que eventualmente atrasam por esquecimento ou imprevisto, pode-se enviar um lembrete antes do vencimento e um aviso logo após, oferecendo a possibilidade de pagamento sem juros ou multa se quitado em até 24 horas. Já para os condôminos que acumulam vários meses de atraso, é possível propor uma negociação via notificação. A comunicação eficaz na régua de cobrança para condomínios Comunicação é a base de qualquer organização e com a gestão de condomínios não seria diferente. Assim, um diálogo claro e assertivo pode fazer a diferença na hora de cobrar os devedores, incentivar o pagamento em dia e chegar à inadimplência zero. Para isso, você deve escolher os canais de comunicação mais adequados para cada situação e utilizar uma linguagem cordial, respeitosa e objetiva. As melhores opções de meios de comunicação são os: Mas escolher o canal de comunicação não é tudo, em uma boa gestão de condomínio também devemos definir o tom e o conteúdo das mensagens, por exemplo: Antes do vencimento: “Prezado(a) condômino(a), lembramos que o vencimento da sua taxa condominial é no dia XX/XX/XXXX. Acesse o aplicativo do condomínio e confira o seu boleto. Agradecemos a sua colaboração.” Após o vencimento: “Prezado(a) condômino(a), verificamos que a sua taxa condominial referente ao mês XX/XX/XXXX está em atraso. Por favor, entre em contato conosco para regularizar a sua situação. Evite multas e juros.” Depois do envio da notificação extrajudicial: “Prezado(a) condômino(a), informamos que foi enviada uma notificação extrajudicial para o seu endereço, solicitando o pagamento da sua dívida condominial. Caso não realize o pagamento em até XX dias, o seu nome será incluído nos órgãos de proteção ao crédito. Aproveite esta oportunidade para negociar conosco.” Monitoramento contínuo e ajustes Para que a régua de cobrança seja eficiente, você deve monitorar continuamente os resultados das ações e fazer os ajustes necessários. Dessa forma, algumas das métricas-chave para avaliar o sucesso das estratégias são: Conclusão A régua de cobrança ajuda a prevenir a inadimplência, que é um dos maiores problemas enfrentados pelos administradores e síndicos. Então, para que ela seja efetiva, é preciso investir em um ERP e em uma comunicação bem-feita, que informe, oriente e negocie com os condôminos de forma clara e assertiva. Se você quer saber mais sobre como fazer uma boa gestão de condomínios, venha dar uma conferida neste texto aqui: Como montar um fluxo de caixa eficiente.

Tipos de boleto bancário

Por mais que o PIX esteja cada vez mais popular entre os brasileiros, muitas pessoas e empresas ainda preferem usar o boleto bancário como forma de pagamento devido ao seu alto índice de segurança. Mas você sabia que nem todos os boletos são iguais? Existem diversos tipos de boletos bancários, cada um com sua própria finalidade e características. Então, continue a leitura e venha entender cada um deles e quando você deve utilizar os diferentes tipos de boleto. O que é boleto bancário? Pense no boleto como um “convite de pagamento”. Ele é um pedaço de papel ou um arquivo digital que detalha a quantia que você deve pagar e para quem. Pode ser para uma compra online, a mensalidade da academia ou até mesmo as taxas do condomínio. O boleto bancário não exige conta bancária, e você pode pagar em diversos lugares, até mesmo na lotérica. Quais são os tipos de boleto? Boleto avulso É um documento único de pagamento. Ele é geralmente usado para transações pontuais, como compras online ou pagamento de serviços eventuais, e não está associado a cobranças recorrentes. Ele também não requer registro no sistema. Uma vez pago, a transação é considerada finalizada. Boleto de acordo O boleto de acordo é uma solução quando há dificuldades para pagar um débito integral. Nele, o devedor e o credor estabelecem novos termos de pagamento, como parcelamento, para regularizar a situação financeira. Assim, essa forma de pagamento reflete o compromisso de ambas as partes com o plano acordado, evitando problemas futuros. Boleto de cobrança registrada Usado por empresas para cobranças recorrentes, como mensalidades. Então, esse tipo de boleto bancário é registrado no sistema, proporcionando um controle mais preciso. Além disso, as informações sobre o pagamento ficam vinculadas ao pagador, o que aumenta a segurança para ambas as partes e facilita a conciliação bancária. Boleto de multa ou taxas adicionais Esse tipo de boleto é gerado para cobrir multas, taxas extras ou encargos decorrentes de atrasos ou serviços adicionais. Assim, ele detalha o valor adicional a ser pago e geralmente é emitido quando há a necessidade de cobrir custos extras que não estavam previstos inicialmente. Quais as modalidades de recebimento de boleto do mercado? Pagamento em bancos e lotéricas Uma das maneiras mais tradicionais de pagar boletos é dirigir-se a uma agência bancária ou casa lotérica. Lá, você pode efetuar o pagamento em dinheiro, cheque ou cartão de débito. Internet banking Os bancos oferecem plataformas online, conhecidas como internet banking, que permitem que você acesse sua conta e pague boletos diretamente pela internet. É uma maneira prática de pagar boletos sem sair de casa, economizando tempo e evitando filas. Aplicativos de pagamento Aplicativos móveis de pagamento estão cada vez mais populares, porque eles facilitam o pagamento de boletos, por meio do uso de smartphone. Geralmente, eles possuem opções de leitura de código de barras, facilitando o processo de pagamento em qualquer lugar. Débito automático Essa modalidade possibilita que você autorize a instituição financeira a debitar automaticamente o valor do boleto da sua conta corrente na data de vencimento. Desse modo, é uma opção conveniente para quem busca automatizar pagamentos recorrentes. Caixas eletrônicos Os caixas eletrônicos, presentes em agências bancárias e até mesmo em farmácias, também permitem que você pague boletos bancários com dinheiro, cheques ou cartões de débito. Como reconhecer um boleto bancário falso? Verificação das informações Comece verificando as informações no boleto, como o nome do beneficiário, o valor e a data de vencimento. Ademais, desconfie de erros de ortografia, números incorretos ou datas suspeitas. Dados de contato Procure por informações de contato válidas do cedente, como telefone e endereço, uma vez que golpistas muitas vezes evitam fornecer informações de contato precisas. Endereço do site Se o boleto tiver um site para pagamento, verifique se o endereço começa com “https://” e se o site parece legítimo. Também não clique em links suspeitos. E-mails ou mensagens suspeitas Se você receber um boleto por e-mail ou mensagem, verifique se o remetente é confiável. Como orientar condôminos em relação ao boleto de taxa de condomínio? Comunicados claros Envie comunicados concisos sobre o boleto de taxa de condomínio. Ou seja, explique as datas de vencimento, o valor e qualquer informação relevante. Dessa forma, garanta que os condôminos saibam onde encontrar mais detalhes, seja no site do condomínio, nas assembleias ou em comunicados impressos. Detalhes das despesas Inclua um resumo detalhado das despesas que compõem a taxa de condomínio. Como resultado, isso ajuda os moradores a entenderem exatamente no que estão contribuindo e por que a taxa é calculada da maneira como é. Instruções de pagamento Forneça instruções passo a passo sobre como efetuar o pagamento. Isso pode incluir informações sobre pagamento online, débito automático e opções presenciais, como bancos e lotéricas. Prazos e multas Destaque claramente as datas de vencimento e as penalidades por atraso, como multas e juros. Dessa maneira, isso incentiva os condôminos a cumprirem os prazos e evitarem problemas futuros. Canais de contato Tenha um canal de contato para esclarecer dúvidas relacionadas aos boletos bancários. Nesse sentido, isso pode incluir e-mails, números de telefone e/ou horários de atendimento presencial. Flexibilidade e acordos Mantenha uma política flexível em relação a acordos de pagamento para aqueles que enfrentam dificuldades temporárias. Isso demonstra compreensão e promove uma abordagem colaborativa. Conclusão Compreender os diferentes tipos de boleto, identificar boletos falsos, e orientar os condôminos sobre o pagamento das taxas de condomínio são passos essenciais para garantir transações financeiras seguras e uma convivência harmoniosa na comunidade. Dessa maneira, adotando práticas de comunicação transparentes e oferecendo opções flexíveis, podemos construir um ambiente onde as responsabilidades financeiras são cumpridas de forma consciente e eficaz. E se você deseja otimizar ainda mais o processo de boletos nos condomínios que você administra, venha dar uma olhada na automatização de boletos do PartnerBank e dê adeus às conciliações bancárias.

Crédito para condomínios: como funciona?

Conduzir um condomínio exige uma gestão muito bem feita dos recursos financeiros.  Porém, às vezes é necessário fazer uma obra ou cuidar de uma emergência que o fundo de reserva não vai sustentar, para isso existe o crédito para condomínios. Então, venha entender abaixo como funciona! O condomínio pode tomar empréstimos? Sim, o condomínio pode tomar empréstimos para atender suas necessidades financeiras. Contudo, essa é uma decisão que demanda cautela e planejamento criterioso. Assim, antes de prosseguir com um empréstimo, é muito importante envolver os condôminos nas discussões sobre a finalidade dos recursos e como eles serão utilizados. Além disso, é importante avaliar a capacidade de pagamento do crédito para condomínio, para garantir que as parcelas do empréstimo não comprometam o orçamento e a estabilidade financeira. Quais os requisitos para um empréstimo de condomínio? Aprovação em assembleia Primeiramente, antes de qualquer medida relacionada a empréstimos, é preciso convocar uma assembleia com os moradores para discutir e aprovar a solicitação do crédito para o condomínio.  Assim, a decisão deve ser tomada em conjunto, com a maioria dos votos a favor. Capacidade de pagamento Avalie cuidadosamente a capacidade de pagamento do condomínio. Sobretudo, faça um planejamento detalhado e considere as despesas e receitas recorrentes para ter certeza de que as parcelas poderão ser pagas sem dores de cabeça. Análise de crédito A solicitação também passará por uma análise de crédito realizada pela instituição financeira. Dessa maneira, tenha certeza de que a saúde financeira do condomínio esteja em ordem e que não existam pendências que possam impactar a aprovação do empréstimo para condomínio. Quais cuidados tomar para pegar crédito para o condomínio? Análise da real necessidade Acima de tudo, antes de pedir o crédito para seu condomínio, avalie a necessidade dos recursos adicionais. Principalmente, identifique com precisão a finalidade do empréstimo e verifique se é realmente imprescindível para a resolução de questões emergenciais ou melhorias estruturais necessárias. Cuidado com as garantias Em alguns casos, a instituição financeira pode solicitar garantias e fiadores para o empréstimo. Tenha cuidado ao oferecer bens do condomínio como garantia ou se colocar como fiador, pois isso implica em riscos e pode afetar a segurança do patrimônio coletivo. FAQ crédito para condomínio do PartnerBank O que é? O Crédito do PartnerBank foi desenvolvido com o objetivo de ajudar condomínios e administradoras a enfrentarem de forma eficiente os desafios financeiros que surgem diariamente, como manutenções, obras extraordinárias e melhorias no condomínio. Como posso utilizar o crédito? Você pode utilizar o empréstimo para condomínio da forma que desejar. Geralmente nossos clientes usam para: Modernizar o sistema de segurança; Implantar energias renováveis como a solar; Arcar com a rescisão de funcionários; Organizar o fluxo de caixa; Obras no geral. Conclusão Em síntese, fazer um empréstimo para o condomínio é uma alternativa viável para enfrentar desafios financeiros emergenciais ou realizar melhorias necessárias. Mas, é preciso lembrar que essa decisão deve ser tomada em conjunto com os moradores. Assim sendo, ao buscar crédito para o condomínio, é importante agir com cautela e evitar comprometer bens do condomínio e ter as condições para realizar os pagamentos. Se você tem interesse em conhecer mais sobre esse assunto e descobrir os segredos para conseguir um empréstimo para seu condomínio, veja um vídeo exclusivo com o Valter, nosso CEO, e descubra os segredos do crédito para condomínios.