Gerir um condomínio e ainda cuidar das contas a pagar é uma tarefa que tem ficado cada vez mais delicada para as administradoras que precisam auxiliar o síndico no processo de gestão condominial.
Especialmente após o período pandêmico, onde a economia ficou abalada e o número de inadimplência passou dos 30%, segundo o Portal A Tarde.
A boa notícia é que ainda existem formas de melhorar o processo das contas a pagar e evitar uma grande dor de cabeça para sua empresa.
Está se perguntando como? Pensando nisso, criamos este texto especial sobre o assunto!
Como funciona o processo de contas a pagar?
Cada condomínio apresenta uma diferente forma de cobrar as taxas e tem seu processo de contas a pagar, certo?
Cabe a você e sua administradora determinar com o síndico a melhor maneira de realizar as cobranças e gerir as contas a pagar, buscando sempre evitar atrasos e inadimplências.
Além disso, tudo deve ser feito de maneira que possa ser apresentada em uma assembleia de forma transparente, coerente e compreensível.
Geralmente, o processo de contas a pagar funciona no seguinte esquema:
- • Revisão técnica: Onde é conferido todas as questões tributárias e se a Nota Fiscal (NF) está correta;
- • Lançamento da conta: Verifica se o valor está correto e programa o pagamento;
- • Prestação das contas: Após o pagamento ser confirmado ele é registrado, preferencialmente em uma pasta física e então consolida-se o balancete.
O processo de contas a pagar deve ser analisado com cautela e toda prudência possível. Recomendamos levar os seguintes itens em consideração:
Analisar as contas a receber
Antes de um condomínio pagar suas contas, é muito importante saber quais são as receitas previstas e ter um bom controle do seu fundo de reserva, para caso precise arcar com gastos emergenciais e contas imprevistas ou esquecidas.
Pensando nisto, é super válido ter em mãos os gastos e receitas anteriores.
Além disso, outro método que poderá lhe ajudar é registrar todos os gastos em planilha, deste modo você conseguirá os valores referentes ao mês/ano passados e terá uma base de gastos em mente para as contas futuras.
Separar as contas a pagar por ordem de importância
Em algumas situações, não será possível pagar todas as contas de uma vez.
Pensando nisto, deve-se pagar as contas essenciais primeiro, como água e luz, e caso necessário dividir algum gasto em alguns meses, como por exemplo a manutenção de um elevador.
Separar uma parte do dinheiro para os impostos e seguros
Um outro item que acaba pegando muitos síndicos e administradoras de surpresa são os impostos e seguros obrigatórios, como o contra incêndio.
Além de serem obrigatórios, ficar em dívida com eles pode sujar o seu CNPJ, criando ainda mais complicações para o futuro.
Documentar todas as contas a pagar e gastos
Buscar a transparência com os moradores, especialmente os que estão com algum tipo de inadimplência é muito importante.
Entretanto, além de mostrar que o condomínio é aberto e honesto com as contas a pagar, a administradora e síndico garantem seus direitos de cobrar pagamentos atrasados e se protegem judicialmente.
Entenda como o PartnerBank pode te auxiliar nesse processo
Entendemos que cuidar das contas a pagar de um condomínio, especialmente aqueles que apresentam muitas inadimplências e moradores complicados é muito frustrante.
Por isso, a PartnerBank possui um serviço de automação da parte financeira de administradoras.
Dessa forma, toda a parte de cobrança e pagamentos é feita automaticamente, evitando que você e seus colaboradores passem por todo esse estresse desnecessário.
Também fazemos a negociação de inadimplência no lugar de sua administradora, tirando o peso da sua empresa.
Além disso, possuímos um serviço chamado condomínio garantido, onde a administradora receberá o dinheiro que lhe cabe e nós compramos a dívida.
Sobre nós
Somos uma instituição de pagamentos, parte da Holding Group Software. Uma empresa com mais de 25 de anos experiência no mercado condominial.
Nosso objetivo é facilitar a gestão de sua administradora. Realizando automação de processos, contas a pagar e seguros.
Sua empresa também pode fazer parte do nosso seleto grupo de clientes, que além de terem aumentado a eficiência no atendimento condominial também ganharam benefícios ao indicarem nosso seguro residencial.
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Quero ser parceiro do Partner Bank
O sistema de contas a pagar pode ser bem complexo, a depender do tamanho do condomínio e do número de inadimplentes.
Além disso, é essencial separar este processo em algumas partes, atentando-se sempre ao balanço inicial, as contas mais importantes e quanto se tem no fundo de reserva.
Além disso, confrontos e dores de cabeça, a melhor opção é contar como uma instituição de pagamentos, como o Partner Bank, assim você poderá focar foque no mais importante: garantir a segurança e bom funcionamento dos condomínios.
