Como montar um fluxo de caixa eficiente

Para um condomínio se manter em dia com suas contas e com um fundo de reserva garantido, ele precisa ter um fluxo de caixa bem estruturado.  De acordo com a CNN Brasil, apenas 38% das empresas brasileiras tem a capacidade para enfrentar uma grande crise. E a sua administradora, teria um fluxo de caixa para uma grande emergência? Ela está preparada para auxiliar os condomínios quando precisarem deste serviço?  Se a resposta for não, você pode estar colocando sua administradora e os síndicos que vocês atendem em risco!  Mas não se preocupe, preparamos este texto com dicas importantes de como montar um fluxo de caixa eficiente e se resguardar para eventuais surpresas.  Entenda como o fluxo de caixa pode ajudar o seu cliente  O fluxo de caixa tem como objetivo controlar todos os gastos de uma empresa ou condomínio. Ele que irá mostrar a saída e entrada do dinheiro, segundo apontamentos, feitos pela sua administradora ou síndico.  O fluxo de caixa auxilia na previsão de gastos  Um fluxo de caixa bem feito fornecerá uma visão geral dos gastos, sejam eles diários, mensais ou até anuais, e permitirá uma análise de padrões, gerando uma previsibilidade do que pode ou não ser gasto.  Por exemplo, em um ano, um condomínio gastou R$ 20.000,00 para manter toda a estrutura física, manutenções necessárias e pagamentos aos colaboradores.  É esperado que no ano seguinte será preciso pelo menos o mesmo valor para que tudo ocorra da forma correta.  Evita problemas na prestação de contas  O sindico é obrigado a prestar contas de todos os gastos do condomínio e da quantia presente no fundo de reserva.  E como administradora, você poderá auxiliar o síndico neste processo.  Com um fluxo de caixa, todos os itens ficarão bem detalhados, evitando problemas com os moradores e permitindo que o síndico explique, da melhor forma possível, como e porque foram feitos determinados gastos.  Direciona as tomadas de decisão  O fluxo de caixa permitirá saber quanto se está gastando, e quanto poderá ser gasto, dessa forma, ele ajuda a tomar as decisões corretas e direcionadas somando às necessidades da empresa e o valor disponível.  Entenda como elaborar um fluxo de caixa eficiente  Existem diferentes tipos de fluxo de caixa e cada um serve um propósito diferente, todavia, nosso foco será mostrar como montar um fluxo de caixa eficiente voltado para condomínios.  Por este motivo, usaremos um modelo simples no excel chamado de Fluxo de caixa das operações (FCO).  Ele tem como objetivo mostrar os:  • Pagamentos realizados (compra de materiais, manutenções, etc.);  • Folha de pagamento (caso o condomínio tenha funcionários);  • Receitas;  • Seguros obrigatórios;  • Tributos.  Fluxo de caixa FCO  Um fluxo de caixa FCO simples deve conter alguns itens básicos, e pode-se acrescentar mais informações a depender da necessidade do condomínio.  Tabela 1  Entrada  (+) Taxa condominial  (+) Multas  (+) Valores extras como utilização de um espaço especial  (+) Quaisquer outros valores de entrada  Tabela 2  Saída  (-) Pagamento de fornecedores  (-) Pagamento referente a administradora  (-) Manutenções e obras extraordinárias  (-) Impostos e seguros obrigatórios  (-) Funcionários  (-) Quaisquer outros gastos, extraordinários ou não  Tabela 3  Valor liquido  (=) Caixa líquido após a soma e subtração dos valores adicionados acima.  Dicas especiais para te ajudar nesse processo  Agora que já falamos sobre a importância do fluxo de caixa e como montar um, que tal partirmos para algumas dicas práticas que certamente irão te ajudar?  Utilize um programa para auxiliar no fluxo de caixa  Apesar de muito eficiente, planilhas do excel podem se tornar complexas e confusas quando se administra e faz o fluxo de caixa de condomínios com muitos blocos e vertentes de gastos.  Por isso, uma boa ideia pode ser apostar em um programa para ajudar sua administradora no processo.  Alguns dos mais usados no mercado para se fazer um bom fluxo de caixa são:  • Controle de vendas;  • Myne;  • Guiabolso;  • Somei.  Além de aumentar a eficiência no processo de se montar um fluxo de caixa, estes programas aumentam a autoridade de sua empresa, tornando-se um diferencial mercadológico.  Registre até a menor das despesas  Um erro que muitas pessoas cometem ao fazer um fluxo de caixa, é negligenciar pequenos gastos, pensando que eles não farão diferença no final das contas.  Entretanto, até os centavos devem ser levados em conta, pois, além de produzirem uma inconsistência no valor líquido, pode ocorrer problemas na hora da dedução e impostos.  Faça o planejamento do fluxo de caixa em diferentes períodos  Ao se fazer um fluxo de caixa, o mais recomendado é realizá-lo no curto, médio e longo prazo.  Desta maneira, você terá uma maior previsibilidade dos gastos e poderá extrair dados mais assertivos de como pode-se economizar e o que pode ser otimizado em relação a fornecedores e compras.  Por fim, é importante lembramos que um fluxo de caixa ajuda administradoras e síndicos a manter a saúde financeira de um condomínio e da própria administradora em dia.  Além disso, ela ajuda a gerar previsibilidade, evitar gastos desnecessários, e é uma forte aliada na prestação de contas que o síndico deve apresentar aos moradores.  E apesar de parecer algo complexo, é possível criar um fluxo de caixa com uma simples planilha do excel ou contar com programas pra automatizar e facilitar o processo.